文章を推敲するときの3つの重要ポイント

社会人ともなれば日々の活動で、メールを書く、企画書を書く、改善提案をする、謝罪文を書くなど様々な文章を書きます。

わかりやすい文章を書くためのポイントは、主語が述語と対応しているとか、句読点の場所がどうとか、様々ありたす。

わかりやすさを追求すると細かくはたくさんの項目が出てきてしまうので、今回はパンフレットを作るときの推敲の重要ポイントについて書いてみたいと思います。

3つの重要ポイントとは、修正の内容が人に与える影響が大きいポイントです。

普段、どうしても時間がない。こんなときにはこの3つの重要ポイントを実施してほしいと思います。必要最低限の文章にはなるはずです。

なお、何故、パンフレットから考えるかというと、私が企業のパンフレットの文章を何度も書いた経験があるからです。

◯見る人は誰か?

見る人がある業界のどのような人かによって、専門用語を利用する度合いが変わってきます。不特定多数の場合でも、おおまかな対象を決めることで見る人により最適な文章になっていきます。

少し話がずれますが、わかりやすい言葉で書きましょうとwebの解説にあります。しかし、わかりやすい言葉とは究極的には相手とって最適だということだと思います。 だから、何でもかんでもわかりやすい=平易だと勘違いしてしまうのは少し違います。 赤ちゃんに言葉を教えるように他人に伝えていては、平易さがストレスに変わってしまうはずです。

このように考えると、

1番最適化しやすいのは、相手が一人の場合です。ヒアリングすれば相手に最適化した文章がかけますね。そして、人数が増えれば増えるほど、最適化は難しくなっていきます。細かくあればあるほど、解像度は増すので、どの程度細かく対象をわけるかが、わかりやすさにもっとも影響を与えます。

本来は推敲の際ではなく、文章を書く前に考えるべきことですが、基本に立ち戻りたい場面に置いては、全体の解像度を見直しに役立ちます。

◯音読して確認すること。

仕事をしながら音読している人をあまり見かけません。しかし、パンフレットを作る人は、文章を考えるプロは音読して確認しています。先ず、句読点は意味を取り違えない場所に打つ以外は息継ぎに合わせて打ちますが、音読しなければ息継ぎの場所を知ることはできません。

また、確認するときは、違和感を大事にすると思いますが、音読すると視覚の次に耳から音が入ってくるため違和感を感じやすくなります。

推敲のポイントはたくさんありますから、スピーディーに修正していくためには、違和感の精度がとても大切になってきます。スピードという意味では仕事のときも求められますから、本来は仕事だからこそ、音読をする必要があると感じます。

◯違和感の中で優先して直すのは、意味の取り違いに関係すること。

わかりやすさを追求すると、敬語をよりスッキリさせたり、受動表現を能動にしたりするなどたくさんあります。しかし、これらは文章の意味を変えてしまうものではありません。相手のストレスを軽減させる修正です。

優先的に修正するのは、意味を変えてしまう誤表現です。

修飾語を置く場所は適当か。

句読点の位置で意味が、かわらないか。

主語が述語に対応しているか。(ねじれはないか)

最後に

私も仕事をする一人として、相手に正しく伝えることを大切にしています。だから、もちろん文章の推敲をしますが、最近は、ほどほどにするようにしています。

なぜなら、文章を修正して一発で理解してもらうまでの時間より、そこそこの修正にして、会話で捕捉する方が短い時間で伝えられることがあるためです。

一つ一つに集中したいときほど、より高い視座で大きな目的を見つめることの方が大切なのかもしれませんね。