今回は、新人に伝えたいタスク管理の方法ではな、上司、先輩側、企業の人材関連担当者に伝えておきたい新人のタスク管理に対してのサポートの仕方です。
この内容は以下の方におすすめです！
◯部下、後輩、新人のタスク管理の仕方が悪いため仕事の進捗が良くないと思っている人。
◯タスク管理の肝を押さえて新人のタスク管理を補助する考え方について知りたい。
◯タスク管理を軽減させる手法を知りたい
タスク管理とは何か？
タスク管理とは、仕事を完遂するために、業務を細分化し、業務の品質、納期、進捗などを管理することです。
タスクというと大袈裟ですが、誰でも何かものごとを進めるときには、計画をたてて、実行するはずです。この行動をより細分化して管理することといえます。
モノを作る人、組織なら必ず問題になる手戻りや納期遅れの問題
業務や仕事において、よりタスク管理が求められるのは、エンジニアをはじめとするモノを作る人です。プロジェクトは、一人では到底できない大きな目的を達成するために業務が細分化され自分の担当が割りあてられます。タスク管理が特に重要になるのはこのように一人では到底手に負えないようなプロジェクトです。
なぜなら、自分の管理不足によって後の工程に皺寄せがいき、多大な迷惑をかけてしまう場合があるためです。また、十分な時間が取れなまま仕事が行われていれば、品質が担保できなくなり、結果的に納品できない、つまり手戻りを引き起こしコストが多くかかってしまうことになります。
タスク管理で本当に注意すべきこと
さて、新人のタスク管理といえば優先順位を決めたり、自分の作業スピードを確認したりするなど自分自身に関することが多くいわれがちですが、本当に重要なポイントは、「擦り合わせをする」「調整する」といったコミュニケーションについてです。作業スピードはある程度早いのに、いつも仕事がうまくいかない場合、特にこの「擦り合わせをする」「調整する」がうまく機能しない場合があります。
先輩や上司が歩みよりながら調整を助ける意識
このような擦り合わせ、調整をするときに単に擦り合わせすべき項目を教えるだけでは不十分です。なぜなら、項目は項目に過ぎず、実際には利害関係が発生するため、こちらの調整したいことが相手に受け入れられない場合があるためです。
これらの調整は、単に言えばよいのではなく、交渉やこれまでの信頼の積み重ねなどが総合して試されるため非常に難しいことなのです。
つまり、新人がタスク管理をするときに1番気をつかうはずのコミュニケーション部分には、先輩や上司が歩みよりながら調整を助ける意識がとても大切だといえます。
新人のタスク管理を助ける先輩上司の対応
①普段からのコミュニケーション
まずとても大切なことは、新人が話しかやすい環境を整備することです。そのためには、こちらから普段声がけをして新人からいつでも相談しやすい環境つくりをすることが大切です。
②能力の不足を補う適切な補助
新人がタスク管理をするときに、例えば、自分の仕事がどのくらいの時間がかかるのかを予想できないままに仕事にとりかかろうとすることがあります。
このような場合には、時間で区切って報告をしてもらうなどの提案を上司、先輩側からしてあげることが大切です。
やったことがない仕事で時間が読めないことは当たり前です。そんな時の対応方法をまずは教えてあげて一緒に実践していく感覚が必要です。
普段のコミュニケーションはきっかけ作りから
さて、上司先輩が新人をサポートするときには環境作りが必要ですが、環境作りを助けるツールとして次のようなビジネスゲームをおすすめしています。
これらのビジネスゲームがおすすめな理由は、楽しくコミュニケーションがとれることや、公平な環境でチームワークを体験できる点です。公平な環境とは、会社組織にある上司先輩という役割や立場です。ビジネスゲームを実施するときは、これらの役割や立場に関係なくチームワークそのものを体験することができます。
①地図作成ゲームを活用してチームを体感する
グラスルーツ株式会社で開発した地図作成ゲームなら論理的思考力、情報整理する力などを活用してコミュニケーションをとりながら基本的な仕事の進め方やチームワークに必要な要素に気づくことができます。
例えば、50枚程度の情報を活用するためチーム内でどこから手をつけるか検討をはじめます。しかし、検討すればするほど制限時間が迫ってきます。地図作成ゲームでは、情報整理するとともに、わかるところから着実に進めることでより早く正解に近づくことができます。ここでは、話合いだけをするだけでなく、わかるところから進める大切さに気づくことができます。
②最も安全な道を探せで何とか伝える大切さをしる
次は「最も安全な道を探せ」というビジネスゲームです。このビジネスゲームの醍醐味は、視覚的な情報を口頭とジェスチャーのみで伝えなければいけない点です。
このことを繰り返すなかで、相手に伝えるために必要なことは、わかりやすく伝えるだけではなく、相手に都度確認することや、その頻度を増やすことなどに気づくことができます。
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