報告、連絡、相談の線引きはこのように考えて個人でできること組織でできることを実施する！
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。弊社は、ビジネスゲーム、漫画、アニメを利用して企業の教育や採用を支援する会社です。
新人さんが持つ悩みの一つに、報連相の線引きがあるようです。新人からすると、この程度であれば報告は不用だと思うことが、上司からは必要だと思われていたという経験が新人側にも上司側にもあるのではないでしょうか？
このようなコミュニケーションの齟齬は多くの人が感じてきていることですが、今後は働く人がより多様化していきますから、より起きやすい環境だといえるでしょう。
今回は、その個別の対策や企業が全体して支援できる内容をご紹介します。
この内容は以下の方におすすめです。
◯うまく報連相できない人、どこまでを相談すべきかの線引きに悩んでいる人
◯報連相してほしいが上手く内容が伝わっていないと感じる上司、先輩
◯この問題を組織的な問題と捉えて改善したいと考える人事担当者
報連相の目的とメリット
報連相は、報告連絡相談をすることですが、その目的は情報を素早く連携することです。
素早く連携することには以下のようなメリットがあると考えることができます。
◯組織的に質の高い意思決定ができる
◯経験の浅いものが、経験のある人の意見、決定を聞くことで成長すること
報連相に線引きは可能か
報連相に線引きをすることは無理ではないにせよ、非常に難しいと考えることができます。その理由は以下の2点が考えられます。
◯人によって欲しい情報が異なること
上司が異なれば、上司の性格などによっても欲しい情報は変わってきます。仮に、aの内容とbの内容は全員共通で報連相しようと決められても、それをどの程度まで報告するかの深さまでは決めることは難しいと言わざるを得ません。つまり線引きすることは不可能に近いのです。
仮に、全社的に報連相内容を決めても、個々人な依存する部分を排除することは不可能に近いと考えておきましょう。
◯報連相は本当は複雑な仕事だから
報連相は新人特有の問題と捉えられがちですが、本当はそうではありません。例えば、社外のお客様と接するときにも報連相は常にあります。
つまり、報連相は本来社内だけの話ではなく、コミュニケーションを少し踏み込んで解説した一つの形だと捉えることができます。
従って本当は報連相が難しいのではなく、知らない人とコミュニケーションを取ることそのものが難しいのです。また、社内でコミュニケーションがより難しいとされるのは、お客様と違い、毎日一緒にいる仲間だからこその難しさがあると考えられます。毎日いるからこそ、自分に合うところ合わないところが顕著にわかってしまうからです。
このことを、新人だけではなく、上司、先輩もきちんと理解する必要があります。
報連相ができるようになるために個人ができること
①お互いによく知ること
もし今報告が苦手だと自分で思い、一方で報告のしかたをもっと細かくして欲しいなど要望があるのであれば、それを話合える関係を築くことからはじめなければいけません。
もし、関係が築けていれば、300字で報告しようが1000字で報告しようが大して変わるものはありません。
これを特定の文字数フォーマットで報告することはあまり意味のあることではありません。情報連携することが目的であれば文字数は結果論です。重要なのはいつも内容です。そこに内容があるかを双方に意識する必要があるはずです。
【個人の取り組みの初期のポイント】
部下 上司とよく話して上司が何を知りたいかを把握する、把握しようと質問する
上司 部下が報告しやすい環境を作り、報告内容が足りなければ質問する
②お互いの中で効率化できそうなことを決めること
ある程度、何でも話せる、相談できるという関係になれば次のステップにいくことをおすすめそます。次のステップとは、仕事を効率化するためのフォーマット作りを上司、部下で行うことです。
①でお伝えしたように、上司が環境を整備し、質問を繰り返す中で、部下は「私の上司はいつも◯◯について聞いてくる」と気づくことができれば、そこから、報連相を形式的にすることができるかもしれません。
【個人の取り組みの中期のポイント】
上司部下が、業務を効率化するという視点で、報連相するときのフォーマットを検討すること
新人が報連相できるように会社が支援すること
次にご紹介するのは、組織的な対応です。報連相を組織がどのように支援するかを大きく2点にわけて紹介します。
特にポイントになるのは個人間では解決しにくいテーマに絞り組織で支援することが効果的でしょう。
◯場の設計をすること
会社が支援するというと、新人に報連相の仕方を教えることを考えがちです。
機会があれば実施することも良いのですが、より優先度の高いことは、上司とのコミュニケーションの機会を設計することです。
①上司部下がセットになり検討する場の設計
例えば、上司と部下がセットになり、上司と部下が一緒になって報連相の仕方について学べる場を作ること。
重要なことが、上司と部下が一緒に検討する場を設計することです。
報連相の仕方を新人だけに教えるより重要な理由は、先程もお伝えしたように報連相は形式ではなく、相互コミュニケーションだからです。一緒に検討する場では、相互にコミュニケーションするためコミュニケーションの質が高まることが期待できます。
コミュニケーションの質が少しでも上がるような場の設計が望ましいはずです。
②上司部下がセットになる同じ目的を達成する場の設計
弊社では管理職から新人に至るまで利用できるビジネスゲームを開発しています。たった20分の時間を使うだけで、お互いの性格や頭の使い方などがわかるようなビジネスゲームがあります。
こちらを活用すれば、短い時間でお互いの特徴を知る機会になります。
ただの遊びで終わるのではなく、コミュニケーション上の学びが得られるビジネスゲームを社内で利用することは大変おすすめの方法です。
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【組織的対応の1つ目のポイント】
単に新人にやり方を教えるだけではなく、上司部下の関係の質を高める対策を考えること
◯組織的な人気関係作りを支援する
二つ目の会社が支援できることは、組織的な人気関係作りを支援することです。
個人間で解決できないことの一つは、人間的な相性によるものです。どうしてもお互いに信頼関係が構築しえないと判断できるような場合、そのままにしておくことは、デメリットはあってもメリットは生まれません。
人間関係が原因で異動することは最終的な手段かもしれませんが、本当にそうなのかを判断するため、そうならないためにも、組織的な人間関係作りが必要です。
これを会社の制度として作ったものに以下のようなものがあります。
ブラザーシスター制度
メンター制度
これらの制度は万能ではありませんが、組織の規模や仕組みを変えて、会社の中で網の目のような関係が構築させることで、個々人の問題を事前察知、予防、相談などができるようになるはずです。
【組織が支援するときの2つ目のポイント】
上司部下それぞれがに別の相談相手があることを目指して仕組みをつくる
いかがでしたか？ 報連相の線引きは、非常に難しいのですが、個人間でも組織、企業レベルでも対応できることはあります。
グラスルーツ株式会社では、ビジネスゲーム、漫画、アニメ等も利用して、組織の問題を支援しています。特に学習が苦手な人にとっても、学習できるような工夫や手法がある会社です。
今回ご紹介した取り組みにご興味のある企業様はグラスルーツ株式会社高橋までご連絡ください。
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