【体験が大切】自分で調べないですぐに人にきいてくる新人に困ったときの対応と組織的対応
- 2022年9月10日
- 読了時間: 8分
更新日：1月27日
自分で調べないですぐに人にきいてくる新人に困ったときの対応と組織的対応を考える。
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。グラスルーツ株式会社はビジネスゲームや漫画、アニメを活用して企業の人材育成を支援する会社です。
今回は、新人さんですぐに人にきいてくる人への対応を考えてみたいと思います。テーマは新人ですが、ベテランになってもすぐに人に聞く人もいるはずです。根本的に何が問題なのかも含めて考えてみましょう。
この内容は以下のことで困っている人におすすめ
◯新人が自分で調べないで、何でもきいてくるため困っている先輩や上司
◯そもそもすぐに人に聞くことのどこに問題があるかを知りたい人
◯新人が自分で調べないという現場の課題を組織的にどのように解決すべきかを知りたい。
自分で調べず人に聞くことは悪いことなのか？
そもそもの話として、自分で調べずに人に聞くことは悪いことなのでしょうか。もしかすると聞く内容によっても異なることなのかもしれません。
例えば、webで検索すれば直ぐにわかるような言葉の意味などの場合であれば、数回だったら良いけれど、毎回きかれるのであれば、聞かれた側は良い気分にはなりません。
例えば、社内にしかない仕事関連の情報の場合はどうでしょう。この場合であれば、一度は聞かれて当然の情報なのかもしれません。しかし、こちらも何度同じことをきかれては、良い気分にはなれないはずです。
上記の例の場合、相手をイライラさせるのは、
①とにかく人に聞けば良いと癖のようになっていること
②覚えが悪いこと
の2パターンが問題となりそうですが、この記事では、
①の自分で調べないことが当たり前になっていることについて考えてみみます。
自分で調べないで人に聞くことのメリット、デメリット
自分で調べず、すぐに人に聞くメリット
自分で調べず人に聞くことは、短期的に知識を知るという意味で効率が良いといえそうです。例えば、社内にある文具の場所がわからないときは、横にいる採用同僚に聞く方が、社内のクラウド上にあるマニュアルから探すよりも早く答えに近づけるはずです。
自分で調べず、すぐに人に聞くデメリットと研修やビジネスゲームを活用した改善方法
①知識が定着しないため、長期的には効率が悪い
知識には、都度都度の情報で良い知識、早く定着した方が良い知識があります。都度都度で良い知識とは、先程の文具の場所ように、それ自体が発展したり、使い方が簡単なものです。一方、早く定着した方がよい例として社内でよくあるのは、社内システムの使い方です。
システムは人に聞いたとしても知識人として自分の頭に定着しにくいものです。なぜなら、その知識は点が線で繋がっていて、原理原則があるからてす。このような場合は、教えてもらいながら、体験するという作業が必要になります。
体験があれば、上手くいかない理由を自分なりに考えるようになります。
グラスルーツ株式会社では、様々なビジネスゲームを活用した体験的な研修の提供もしています。体験から自分の仕事のあり方を見直す、以下のような研修もあります。
②他人から見た印象をわるくするので仕事を進めにくい
すぐに人に聞いてしまう人は、聞かれた側の忙しさを考えない場合には、人に好まれなくなる可能性もあります。他聞かれた側が忙しいときに、何かを聞かれた場合の感情は、「なんで忙しいときに聞くの？」「もう少し空気を読んでほしい」などの負の感情です。
これらの感情は、はじめは一時的でも、積み重なると人に対して悪い印象を持ってしまう場合もあります。
一度同僚に悪い印象を持たれると、仕事をすすめる上で支障をきたす場合もでてきます。自分で考えないで聞いた側は、「少しくらい」と思っていても、周りは必ずしもそうは思わないこともあります。
以下のような研修なら、他人からの評価を得る機会となるため、印象の悪さを変えるきっかけとなるかもしれません。
③全体の仕事の効率が下がる
すぐに人に聞いてしまうことのデメリットの一つに、全体の効率が悪くなることが挙げられます。人に聞く行為は、自分の時間と相手の時間の両方を使う行為です。もし、会社の人全員がなんでも周りに聞いていたら、教える側がかける時間は膨大なものになってしまいます。このようにすぐに人に聞くデメリットは、全体の大きなデメリットに繋がることがあります。
なんでも聞いてしまう人は、自分勝手だと思われがちでその一番の原因は、自分の少しのメリットと、全体の成果の低減を比較して考えていないことにあるのかもしれません。
そして、このように比較できないのは、普段の業務の場合自分の非効率さがどの程度全体の成果に影響しているか実感しにくいためです。
こののような考え方を是正するためには、グラスルーツ株式会社が開発する、地図作成ゲーム（メモと質問）がとてもおすすめです。
地図作成ゲーム（メモと質問）はクラス全体のプロジェクト成功or失敗を決めるビジネスゲームです。 通常のビジネスゲームはチーム対抗が多いですが、あえてクラスの成功、失敗決めるルールにしています。そうすることで、自分の非効率さを実感しやすくなるためです。
具体的には次の体験をしてもらいます。
①自分の書いたメモが自分でも見にくいような字だったが原因でクラス全体のプロジェクトが失敗する。
②自分の考えた質問が、わかりにくかったことが原因でクラス全体のプロジェクトが失敗する。
このような体験をすると、自分の日々の効率の良い行動がいかに全体の成果を左右するかを腹落ちさせることができるため、自分の日々の行動を見直すきっかけとなります。
④ビジネスマナーカルタを使って楽しくマナーを学ぶ
ビジネスマナーの本質は、「相手への気遣い」です。仕事上での相手への気遣いとは具体的に何でしょうか？その重要な一つは「相手の時間の尊重」です。相手の時間を尊重するならば、聞き方一つとっても言い方が変わってくるはずです。「あのー」ではなく「聞きたいことがあるのですが、今伺っても良いですか？」と聞き方を変えるだけで、相手の印象はかわります。自分で調べないで聞いてしまう人は、「相手の時間の尊重」が足らない可能性もあります。そこで、これらの言い方を含めたビジネスマナーを学ぶことで、気遣いとは何かを再確認させることができます。
グラスルーツ（株）が開発するビジネスマナーカルタを利用すれば、「敬語」「丁寧な言い方」「挨拶」の３つを楽しみながら学習することができます。
自分で考えないで人に聞いてしまうことへの日々の対応方法
上記のように考えた場合、限定的な場面では、直ぐに人に聞くことでメリットもありますが、仕事を長期的に進めていくためには、感情的にも、知識の定着という意味でもデメリットが多くあります。
これらを早い段階で、是正するためには、組織的な環境の整備が必要です。きっかけは先程ご紹介した研修であっても当たり前にするには、日々の環境作りが必要です。
以下にそのポイントを示します。
①体験的に学習させること
先程、システムを利用する事例であったように、複雑なものや、本当に仕事に必要なものは、体験をさせて学習させることが必然です。システムは自分の手で触ることで、どのように画面遷移をして、どのような反応をするかを体験すれば徐々に感覚的に構造を理解できることが多いのです。
マニュアルがある場合でも、マニュアルだけでを読むのではなく、マニュアルを見ながらシステムを使ってみるという体験を必ずさせるようにしましょう。
システムに限らず、複雑なもの、例えば仕事の全体の流れなども可能な限り体験することで、知識や構造がより早く定着していきます。
②一緒に作業する機会を設ける
システムに限らず、人に聞いてしまいがちな内容の場合、その体験を一緒にすることが非常に大切てす。一緒に体験することで、体験することのハードルが下がります。一度体験すれば、次からは自分でできること多くぁります。 比較的簡単な事例では、自分で考えない人はweb検索すら自分でしない人もいます。そんなときは、一緒にパソコンや携帯電話を活用して、キーワードを入れて一緒に検索する体験をしてあげましょう。
③近くにいる先輩や上司が気持ちをはっきり伝えてあげること
三つめのポイントは、感情的なことです。自分で調べ泣いて、人に聞く場合、内容や相手の状況、感じ方によっては、良くない感情を持ってしまうことを都度伝えてあげることも大切なことです。そして、大事なことは、積み重なると常に悪い印象を持たれる場合があることも伝えてあげましょう。
仕事の進めやすさは、誰にとっても重要なことです。自分の気づかない間にしてしまった行動で、仕事が進めにくくなってしまうのは本人にとっても良くない話なはずてす。
短期的な感情や、長期的な影響を伝えてあげることが大切です。
いかがでしたか？ 新人に限らず先輩でも自分で調べずに人に聞いてしまう人もいらっしゃいます。上手く使い分けられるように、伝え、体験させていくことが大切です。
自分で調べず、人に聞いてしまうことを是正できる研修やビジネスゲームに興味のある方は、ぜひ、グラスルーツ株式会社高橋まで以下よりお問合せください。
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