新人や部下、後輩が勝手に判断してしまう場合の対処方法教えます。
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。今回は、勝手に判断をしてしまう新人や部下後輩への対応方法を、上司先輩の目線と組織の目線でお伝えします。
以下のような方におすすめ！
◯新人教育を担当しているが、勝手な判断をする
◯勝手に判断をするだけではなく報告もしない
◯一度勝手に判断をして叱られたのに、また勝手な判断をまたしてしまいなおらない。
◯叱られても、対策を考えないので困っている。など
勝手に判断することを防ぐときの基本的な考え方
弊社では、企業向けにゲーム型の研修サービスを提供しています。その中で主に人事担当者様や上司先輩から多くこの悩みを聞きます。この問題の複雑さは、お悩みの場合のほとんどは、「何度言ってもかわらない」という点です。
私はこの点に関しては、何を本人に確認すべきか、どうしたら改善するか等の改善策を基本に考えつつ、会社、組織全体として、配置転換、違う上司、先輩が対応などをより柔軟に行うべきだと考えています。また、場合によっては医療機関にかかるなどのことも想定することが大切だとも思います。
なぜなら、両方の視点がない限り、新人も困る、上司も困るつまり、組織、個人のメリットは何もなくなってしまため、改善の方向性を見出す必要があると考えるためです。
問題を先伸ばしするのではなく、誰が何をするのかを常に会社全体で考えることで、組織や個人のメリットに繋がると考えているため、個別の視点と全体の視点で検討するためのヒントにしていただけたらと思います。
新人が勝手に判断してしまう理由
新人や部下後輩が
まずは、どんな理由で勝手な判断をしてしまうかをあげていきます。
1.何が勝手な判断なのかがわからかい
2.自分に自信があり自分一人で何とかできると思っている
3.上司、先輩と相性が合わない、苦手意識がある
4.遺伝的、能力的な問題から起きている
① 何が勝手な判断なのかがわからない
これは、話の前提となる部分ですが何が勝手な判断なのでしょうか？「わからないことがあったら聞いてね」と言われたときに、「わかる」とはどのような状態を指すのでしょうか。考えてみると意外に難しいのです。例えば、コピー10部印刷してと依頼されたとします。この場合のわからないは、
例えば、
「どのボタンを押したらコピーできるのかわからない」
かもしれませんが、勝手に判断できる人は、
「どのボタンかはわからないが、とりあえず目立つボタンを押してみる」
という判断をする可能性があります。
これはあくまで事例ですが、わからないという定義は人により異なるため大多数の人には伝わっても、一部の人には通用しない場合もありえます。
このような場合、きちんと話をして、なぜそのような判断に至ったかをきちんと話をして、何故それがダメなのかをきちんと伝える必要がでてきます。
なぜそれがダメかを説明するときに、理解しにくい概念としては社会性があります。道徳ともいえる部分ですが、これらは上司、先輩がきちんと教えてあげる必要があります。
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②自分に自信がある
自分に自信があるから勝手に判断し、仕事をすすめてしまう場合は、
●仕事ができてない事実を伝える
仕事ができていないのであれば、自分のできていない事実をきちんと伝える必要があります。
そして、仕事をきちんと進められる人は、自分一人で何かを進められるだけではなく、周囲の人の力を上手く活用、借りながら仕事を進めることができる人です。このことをきちんと伝えることも大切です。
●他人と協力せざるを得ないタスクを与える
また、課題に見合ったタスクを与えることも大切です。
というのも、仕事の中には自分一人で完結する仕事も当然ありえます。このタスクばかりを指示していれば小さな自信がつき、勝手に判断してほしくない場合にしてしまう可能性がでてきます。
ここで重要なタスクとは、一人では完結できないタスクです。例えば、〇〇さんに意見をききながら企画書をつくる。や、〇〇についてお客様の話を聞いてくる。など、他人が業務に介在すると一人では進められないことに気づきやすくなります。
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●報告の重要性を教える
仮に勝手な判断をして、仕事をしてそこそこの成果がでた場合に、会社はどのような損やデメリットがあるのでしょうか。
成果を上げても報告できない人は、属人的な仕事になりがちです。ほとんどの組織は、属人的な仕事ではなく仕組みを大切にしています。それはつまり会社であるという理由そのものです。属人的な仕事をしたいのであれば、自分自信で〇〇商店を開き個人の仕事をすべきです。
③先輩、上司に苦手意識がある
新人、部下が、先輩や上司に苦手意識を持ってしまうと報告がうまくできず、結果的に上司、先輩から勝手に判断して仕事をしているとおもわれてしまうことがあります。
このようなことにならないためには、上司、先輩側が以下のことを気をつける必要があります。
●詰問していないか（そう受け取られてないか）
仕事をはじめた当初は、誰でもわからないことばかりです。また、失敗することも多々あるはずです。そんなときに、何故失敗できたか？ばかりを聞いてしまうと、相手は詰問されているように感じてしまうことがあります。また、それが続くと、結果的に苦手意識になることもあるはずです。
何故、失敗したか？よりも、
「どうしたら成功しそうか」と未来的、方法論を先に考えてもらう質問の方が、感情的には受け止めやすいと考えられます。
●忙しさを顔に出していないか
また、よくある話の1つに、忙しそうで話かけづらいと思われることがあります。実際忙しいのは、仕方のないことですから、声をかけやすい雰囲気づくりを先輩、上司からしてあげることが大切です。
④ 4.遺伝的、能力的な問題から起きている
上司、先輩の対応方法として本人の能力を疑うことはしたくないことの1つかもしれません。しかし、大人になってから自分が大多数の人とは違う特徴を先天的にもっているとわかることが少なからずあります。
私は、 医師ではありませんから詳しくお伝えできない分野ですが、組織的な対応としてみた場合、先天的な特徴である可能性も排除することはできません。
組織内でこのように考えられる場合は、本人と相談の上で医師にかかってみることも一つの手立てと考えとおくのがよいでしょう。
●組織的対応のポイント 複数の仕事に就かせる
組織で仕事をしていると、なぜ同じミスや勝手に判断をしてしまうかわからないと思うことがあるはずてす。このことをより、細かく検証していくためには、今とは別の業務に就かせることで、違う能力が活かせるかどうかなどを確認していくことができるはずです。
●組織的対応のポイント 複数の人につかせる
また、先輩、上司など決して1人の意思で決めないことも大切です。もし、相性が本当に問題なのであれば別の人とも仕事をさせて、人との相性が問題なのかを確認することがある程度はできます。
まとめ
この記事で最も言いたいことは、ノウハウよりも、多様な人材がいる可能性をきちんと考えて、誰もが、気持ちよく働ける環境を作ること。
そして、環境づくりには、先輩上司の日々の対応のほか、その上司、人事など複数の人たちが考えながら事を先伸ばしせずに、環境づくりをしつづけることの大切さです。
弊社では、組織向けにゲームを活用したトレーニングやビジネスゲーム制作、漫画、アニメ制作をしています。 今回のような問題を改善する一つのツールとして弊社を活用いただけたら幸いです。
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