こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。弊社は、ビジネスゲーム、漫画、アニメを企業の教育や採用に活かす会社です。
新人で文章を書くのが苦手、もしくは直接の部下で文章が下手だと感じたことのある経験はありませんか？
今回はこんな風に感じたことのある人や、このような問題を組織的に改善していきたいと思う方向けに文章が下手を簡単に改善する方法についてお伝えしていきたいと思います。
社会人ともなれば日々の活動で、メールを書く、企画書を書く、改善提案をする、謝罪文を書くなど様々な文章を書きます。
わかりやすい文章を書くためのポイントは、主語が述語と対応しているとか、句読点の場所がどうなど様々です。
わかりやすさを追求すると細かくはたくさんの項目が出てきてしまうので、文章を推敲するときの重要ポイントについて書いてみたいと思います。
普段、どうしても時間がない。こんなときには次に説明するポイントを実施してほしいと思います。必要最低限の文章にはなるはずです。
自分でできることは直ぐに取り組み、そうでない場合は組織的に対応し、よりよい文章を書いていきたいですね。
個人がチェックしてすぐに取り組める内容
◯見る人は誰か？
新人で文章が下手だと言われる場合には、まずは相手のことを理解することが大切です。
例えば、見る人がある業界のどのような人かによって、専門用語を利用するかどうかが変わってきます。
不特定多数の場合でも、おおまかな対象を決めることで見る人により最適な文章になっていきます。
このようにその文章を見る人が誰かによって、使う言葉を変えることで相手が理解しやすくなります。
少し話がずれますが、わかりやすい言葉で書きましょうとwebの解説で見ることがあります。。しかし、わかりやすい言葉とは究極的には相手とって最適だということだと思います。 だから、何でもかんでもわかりやすい＝平易だと勘違いしてしまうのは少し違います。 赤ちゃんに言葉を教えるように他人に伝えていては、平易さがストレスに変わってしまうことさえあるはずです。
このように考えると、
1番最適化しやすいのは、相手が一人の場合です。ヒアリングすれば相手に最適化した文章がかけますね。そして、人数が増えれば増えるほど、最適化は難しくなっていきます。対象が細かくなればなるほど、解像度は増すので、どの程度細かく対象をわけるかが、わかりやすさに大きく影響してきます。
本来は推敲の際ではなく、文章を書く前に考えるべきことですが、基本に立ち戻りたい場面に置いては、全体の解像度の見直しに役立ちます。
◯音読して確認すること。
新人に関わらず、文章が下手だと言われてしまう人は確認を怠っていることがあります。
しかし、文章を考えるプロは音読までして確認しています。句読点は意味を取り違えない場所に打つ以外は息継ぎに合わせて打ちますが、音読しなければ息継ぎの場所を知ることはできません。
また、確認するときは、音読すると視覚の次に耳から音が入ってくるため違和感を感じやすくなります。
推敲のポイントはたくさんありますから、スピーディーに修正していくためには、違和感の精度がとても大切になってきます。だからこそ、音読をして違和感を自分自身で感じることが大切です。
違和感の中で優先して直すのは、意味の取り違いに関係すること。
わかりやすさを追求すると、敬語をよりスッキリさせたり、受動表現を能動にしたりするなどたくさんあります。しかし、これらは文章の意味を変えてしまうものではありません。相手のストレスを軽減させる修正です。
優先的に修正するのは、意味を変えてしまう誤表現です。
修飾語を置く場所は適当か。
句読点の位置で意味が、変化しないか。
主語が述語に対応しているか。（ねじれはないか）
一つ一つに集中したいときほど、より高い視座で大きな目的を見つめることの方が大切なのかもしれませんね。
組織的に対応して全社的なコミュニケーション能力を上げる
組織内では、報告レポートや改善書など様々な機会に文章を書くことが求められます。しかし、このようなフォーマットが社内にあるにも関わらず、どのように書くかを従業員向けに教育されていない企業も多くあります。新人だけに関わらず、何をどのように書くかを伝えないまま、文章が下手、上手だと言っていることがよくあります。
このような場合には、組織全体を良くする機会だと思って以下のような研修会を提供してはいかがでしょうか？
文章を書く練習ができる研修
弊社では文章をよりわかりやすくするための訓練ができる研修をご用意しています。自分自身で書いてみる、考えてみることを大切に進めていくため、受講者の満足度も高い研修です。
論理的に考える研修
文章を書く前提は、論理的に考え、情報を整理して組み立てることです。情報を整理して考えるからこそ、論理だった文章がかけるのです。
いかがでしたか？ グラスルーツ株式会社では、ビジネスゲーム、漫画、アニメを活かしながらお客様のさまざまな教育テーマを一緒に考え解決する会社です。
ご興味いただけましたらグラスルーツ株式会社高橋までご連絡ください。
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