上司向け、新人が書く日報のコメントの役割りと注意点を８つのポイント絞って重点解説！
こんにちは。グラスルーツ株式会社高橋です。今回は、新人さん向けの日報の役割り上司、先輩が行うコメントの注意点についての内容です。
弊社は漫画やビジネスゲームを活用した人材育成に取組む会社です。動機、モチベーションや組織貢献の視点で日報や日報コメントに注目して、より良い日報コメントについて考ええてみたいと思います。
この記事は以下の問題意識のある方向けにおすすめです。
◯上司の立場で日報コメントの注意ポイントを知りたい人
◯日報の意義を再確認して、組織貢献に繋げたい人
◯新人が書く日報、日報コメントを重要な教育ツールと考えてより強化、意味のあるものにしたいと考える企業の教育担当者様や上司
日本企業でのよくある新人日報のやり取りの困りごと
◯毎日書くことが面倒だと部下も上司も感じてしまう
◯書式や書くべき内容が複雑で業務の多くの時間わ必要としてしまう。
◯上司、先輩側はどのようなコメントを返したら良いか悩んでいる。
日本企業においては、古くから業務報告、業務日報という考え方があります。しかし、それらの役割りや意味が理解できないと、上記のように感じてしまう従業員がたくさんでて来てしまいます。コメントに何を書くか以前の問題点として、日報の役割りが組織的に十分に共有されていない場合があります。
コメントの書き方や注意点は細部のテクニックとして捉え、より幹となる考え方を個別に企業別に検討すべきだと思います。ビジネスや現状を考えるならば、日報そのものが必要ない場合も考えられるはずです。
当たりだから必要な「だから何？」「なぜ必要か？」の考え方
このように、昔からやっているもの、日々の生活に入り込んでいるものほど、役割りが不明なものがあるはずです。企業の無駄が潜んでいる場合さえあるので、当たり前だから「だからな？」「なぜ必要なの？」という考え方が必要になってきます。これらの問いに誰もが答えられる状態になっていることが上手な日報コメントの書き方の第一歩になるはずです。
8つの新人日報コメント重要確認ポイント！
では、ここからはもう一歩踏み込んで、役割として考えられるものや、それらを踏まえた日報コメントの注意ポイントについても書いていきます。今すでに実施されている日報自体の見直しなどにもご利用いただければと思っています。
①日報コメントの役割り共有
ますは、大前提として共有すべき日報の目的について考えてみたいと思います。ここでのポイントは何か画一的な答えを日報に求めるのではなく、企業、組織ごとにその役割目的を明確にしておくことです。そうすると、従業員がその役割を意識しながら日々の日報を活用することができるようになります。なんとなくの枠組みとして日報がある場合、すぐにでも見直しした方が組織にとって良い効果をもたらすはずです。
また、日報のフォーマットは、目的や役割に応じて作られている必要があります。もし、目的や役割を十分に達成していると判断できたならその項目を削除して、違うものに時間を活用する方が効率的です。
ついつい、既存のフォーマットを利用してしまいがちな日報だからこそ注意すべきだと考えています。
◯新人が業務のわからないことを失くす機会
まずは、部下が業務上わからないことを知るための役割です。実際の仕事はその場でわからないことを聞く機会もありますが、少し時間が経ってから聞いてみたいことがでることもあるはずです。とくに、考え方に関することは業務中にはなかなか伝える機会や時間もないはずです。業務中には伝えににくい、仕事の考え方のような部分は日報の受け答えに合った内容といえるかもしれません。
◯新人の成長欲求をかきたてる機会
次は、新人の成長欲求を掻き立てる、もしくは日々の業務のモチベーションを維持向上させるための役割です。このような目的を設定する場合には、当然、欲求を掻き立てる受け答えの仕方が求められます。
◯信頼関係構築の機会
次は、信頼関係構築です。お互いの仕事への考え方を知り、お互いを尊重することで信頼関係を構築する材料となりえます。特に業務のわからない新人が信頼関係を築けていると本人が感じることが大切てす。そのことが、日々のモチベーションを維持したり、質問しやすい環境を作ることにもなります。
◯他者からの評価に慣れさせる機会
次は、他者から評価される機会としての活用です。会社、組織は仲良しグループとは異なり、自分とは異なる考え方の人から評価され、かつ一緒に働くことが求められます。特に、評価されるということには私たちは慣れていません。社会人は人に評価されることが当たり前だということをわかりやすく新人に訓練できるのは日報コメントかもしれません。
◯上手な時間の活用をしているかを確認する機会
次は、生産性や時間の使い方、優先順位のつけ方などを上司が確認し改善のきっかけをつくる役割です。「何時から何時まで何をした」などの日報フォーマットを見たことはありませんか？
時間に関しての日報を書くということは、時間に関係する受け答え、コメントが必要になるはずです。このことは、上司の側も意外に見落としがちな論点です。
②前向きなコメント8割、後ろ向き2割（アドバイス的）
次のポイントは、前向きなコメント8割です。8割2割はわかりやすく伝えるてめの割合ですが、上司が行うコメントは8割は部下にとって前向きに捉えられるであろうコメントが良いという意味合いです。
もちろん、人によってはもっとたくさんアドバイスが欲しい、◯◯さんの考えを知りたいという部下もいるはずです。その場合は臨機応変に後ろ向きコメントの量を調整するのが良いでしょう。
ここで、前向きコメントの量を多くする理由は、日報そのものが頻度の多い取り組みだからです。毎日毎日ネガティブなコメントばかりでは、仮に本当のことであっても受け止める側は疲れてしまいます。このような状況にならかいためにも、前向きコメントを意識して探し、発信してあけましょう。
③メールですべきこと、対面で言うべきこと。
最近は、自宅での仕事、同じチームでも遠隔で仕事をする機会が増えました。しかし、これらは新人、後輩にとって学習する機会が減っている可能性になることも注目すべき点です。メールで得られる情報は文字の情報だけです。実際の仕事が対面で行われるような仕事の場合は、とくにメールだけで成長の支援を行わない対策が必要です。
例えば、対面が必要になる仕事は、お客様に安心感を提供したり、お客様に身近に感じてもらうなどの役割があります。これらの仕事を学習する場合は、言葉意外の情報が相手に与える印象を、普段から注意して学習してもらう必要があるはずです。
このような場合、そもそもの日報が果たす役割が変わりますから、日報の目的も変わるはずてす。このように、メールや書面だけに頼ってできるもの、そうでないものをあらかじめわけておく必要があります。
また、本人にとって耳の痛いような話は、対面でコメントした方が良い場合もあります。本当に修正した方が良いポイントなあった場合にことの重要さを考えるならば、対面できちんと話をして、期待の裏返しとして耳の痛い話をすることを伝えると良いでしょう。
④感謝の気持ちやねぎらいの言葉。
日報のコメントを書くときに、感謝の気持ちやねぎらいの言葉を多く書く癖をつけると良いでしょう。短期的には、当事者の新人が上司を好意的に感じることができることですが、もっと重要なことは、感謝やねぎらいの言葉そのものが、相手を勇気づける言葉として重要な意味をもつからです。勇気つげる言葉を発信することで、関係性が良くなり、人を惹きつけます。
このことは、コーチングでも利用される技術としても有名です。
新人か成長し、上司になったときにも、これらの言葉が新人に発信されることで、感謝やねぎらいを言える風土が徐々にできていくはずです。
⑤改善点や改善案は断定的に言わず一意見に留める。
メールや書面の日報コメントの中で後ろ向きなネガティブなコメントを発信する機会もあるでしょう。前向きなコメントは誰でも受け入れやすいのですが、ネガティブコメントは注意が必要です。
なぜなら、それが本当にネガティブであるかどうかが不明だったり、単なる考え方の違いに起因する場合もあるからです。それにもかかわらず、「◯◯すべき」、「◯◯は直してください。」と断定的な言い方をしてしまうと、考え方の否定、人格の否定にまで繋がる場合さえありえます。
これらの理由から、断定的ないい方ではなく、一意見として伝えるような言い方を意識すると良いでしょう？
例）
◯◯という考え方もあると思うけど、どう思う？
◯◯なら違う結果になるかもしれないけど、どんな結果になったと思う？
このように一意見、アドバイスとして部下にコメントを出すようにしましょう。
⑥自分の頭で考えさせる質問をする
また、コメントの中には、常に新人に考えさせる質問を入れてあげることも大切です。
先の項目でも、意見を出すときに、◯◯と思うが◯◯さんはどう思う？と質問でおわ終わっています。
但し、一つの日報の中で質問は一つないしは
二つまでにしておくことがおすすめです。というのも、日報コメントが毎日であれば、質問の回答の宿題がどんどん溜まってしまいかねません。これも日報の目的と役割をきちんと共有し、可能な範囲での質問コメントを入れてあげることが大切てす。
また、質問を入れるときには、回答のタイミングも入れてあげる方が初めは望ましいです。
例）
明日の夕礼のあとにでも教えてください。
時間があるときに◯◯さんの都合で教えてください。
今度お昼ご飯を食べに行った時にでも教えてください。
⑦プロセスと結果の両方を伝える
次はプロセスと結果についての伝え方です。プロセスのみのフィードバックをしましょうという考え方もあるかもしれませんが、当社が企業研修の支援をする場合には、プロセスと結果について両方をお伝えするように推奨しています。しかし、結果だけから言えることは非常に少ないため、結果的にはプロセスややり方を、どのように改善するかをコメントすることになります。
しかし、ここで重要はのは、結果もきちんと事実として伝えてあげて受け止めることは非常に重要です。
例えば、営業職で売り上げ目標がある会社も多いはずです。そんなときに、どれだけ頑張っても成果に繋がらない月があるはずです。つまり、ビジネスの結果は簡単に調整できるものではなく、不確実な部分もあることがここから言えるはずです。やったらやった分だけ必ず結果に繋がるという考え方は、ビジネスの正しい捉え方ではないと考えています。上司にできることは、仕事の正しいあり方を伝えていくことでもあるはずです。その意味では、結果の伴うプロセスである必要がらあります。
結局と乖離したプロセスを修正するために、結果を受け止めることは大事なのです。
⑧具体的なフィードバックを心がける
最後のポイントは具体性のある日報コメントです。具体的なコメントとは、どのようなことでしょうな？
上司が感じたこと、つまり部下にとっては、前向きか、後ろ向きさ、そのどちらでもないものを伝えることになるわけですが、このときに抑えたいのは以下のポイントです。
それは、事実と解釈です。上司が新人の行動で見た事実に、自分の解釈を加えた結果を一意見としてコメントするように意識しましょう。
最近では、リモートワークが進み、新人の行動がわからないために事実が捉えにくいケースもありえます。このような場合には、そのばで無理に日報のコメントを出すのを控えて、翌日に事実を確認してからコメントを出すなどの工夫も必要になります。
いかがでしたか？
新人が書く日報には企業ごとに様々なやり方があり、自社に見合った目的、役割、書式、やり方が非常に重要です。
弊社では、今回の記事のような内容を含む様々なゲーム型研修プログラムを通じて、気づきを与えるプログラムを提供しています。
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