チェックリスト付き｜新人の報告がない、遅れる原因と納品起点の報告のあり方
- 1 日前
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新人が途中報告をしてこない場合、つい
報告回数が少ない
上司の機嫌や忙しさを気にしている
タイミングがわからないのではないか
といった内向き視点で捉えがちです。
しかし、途中報告の本質は 納品を成功させるためのチーム管理手段 です。この視点が抜けると、報告は形だけになり、問題や課題の発見が遅れてチーム全体の生産性が下がります。
新人が報告しない本当の理由は、新人も上司も内向き視点になっているからかもしれません。新人への行動改善を促すと同時に、報告の目的・チームの仕事への向き合い方などを新人と一緒に議論することが大切です。この記事では報告本来の目的に立ち返り、どのような考えで報告をすべきかや、内向き報告チェックリスト、実践的な報告のポイント、改善のためのビジネスゲームの紹介をしていきます。この記事はビジネスゲーム開発販売、漫画アニメ制作をてがけるグラスルーツ（株）の高橋が担当します。
報告の目的は「納品のため」
仕事において途中報告の根本的な目的は、納品を成功させることです。
顧客に納品するものを守る
納期を守る
品質や成果物の方向性を確認する
すべての報告はこの目的を起点に行われます。上司も新人も、報告の対象は自分の作業ではなく納品のための情報として意識する必要があります。
内向き報告・内向き思考の具体例リスト
では、自分や自分たちのチームがどの程度目的を考えずに内向きな思考になっているかを把握するために以下のチェック項目を確認しましょう。
1.相談するときに上司の顔色を気にして、後回しにする
2.自分の作業内容だけを伝え、評価やフィードバックを聞かない
3.今日の作業予定が終わったから仕事はおしまいと考える
4.今日中に提出する予定の成果物は事前に連絡なく夜遅くに提出する。
5.次にやることは明日考える
6.報告の仕方が気になる
チェックリストの解説
チェック項目のうち1つでも、当てはまるようなら内向きな報告になっている可能性があります。なぜ、そういえるのかを次の解説を見ながら考えていきましょう。
1.上司の顔色を伺う
確かに、上司の忙しさによって上司が嫌な態度をとることもあるでしょう。しかし、本当は上司の顔色を見て報告してはいけません。報告は納品のための必要な情報で、新人にとっても上司にとっても必要な情報なのです。
2.自分の作業内容だけ伝えて、評価を聞かない
最も大事なことは、作業内容がお客様の要望を満たしているか、満たしているとお客様自身が判断するかどうかです。その意味では上司が良いと言っても十分ではないのです。少なくても、終わった作業内容がお客様にどのような評価になりうるかを上司の目線で教えてもらうことが大切です。これがなければ仕事は進捗していないと考えたほうが良いでしょう。
3.今日の仕事は終わったから仕事は終わりと考える。
確かに1日に働ける時間は限られます。しかし、仕事が終わってもお客様の評価を得るまぇは決して終わりではないですし、作業している間に新しい要望や変更がありえます。今この内容で十分かを上司への報告として加えることが求められるでしょう。
4.今日提出すると言って夜遅くに提出する。
今日提出するという曖昧な納期が良くないのですが、なぜそうなってしまうのでしょうか？それは相手の都合を考えていないからです。少なくとも今日の夜送る場合、明日にしか確認はできません。もし、お客様が今日の夜確認しようとしていたらお客様の気持ちに応えることはできません。
今日中という場合は、より正確な納品時間を伝え、相手に次の計画を立てることを促す配慮が大切です。
5.次にやることを言わない。
今日の作業の終わりは、次の作業の始まりです。今日の作業評価だけでく、次の作業の準備が必要かもしれません。このような作業と作業の間をスムーズにに繋げないと、作業は後ろ倒しになる傾向があります。こうならないように、次の作業への意識がとても大切です。
6.報告の仕方が気になる
新人の報告の仕方が気になる上司、結論から伝えることに難しさを感じる新人。双方最も大事なポイントからズレている可能性があります。わからなければ何度も聞いて確認すれば良いはずです。この前提がとても大切です。報告の仕方については、成長の課題として仕事をしながら徐々に改善すれば良いので、チームがお客様に向かっているかを第一に考えましょう。
納期から考え、チーム視点での報告することが大切
このチェックリストや解説を踏まえて、内向き報告を徹底するのではなく、報告は納期から全て逆算してコミュニケーションツールとして利用される必要があります。まず大切なのはそのことをチーム全員が共通の認識として理解していることです。
そのうえで、以下のような効率的なコミュニケーションの仕組みを考えていくことが大切です。
途中報告のタイミングを予め決める
ストレスのない相談方法を設定する
などのある一定の仕組みがあると機能しやすくなります。
実践的な仕事の報告のためのポイント
実務上、途中報告を効果的に行うには、次の4つが重要です。
1.納品を起点に考える
報告内容は自分の作業だけではなく、納品物全体を見てその上今後何をすべきかを踏まえて報告する。
2.チーム視点でタイミングを決める
メンバーが複数案件を抱えていても無理なく相談できるタイミングをあらかじめ設定する。メンバーが上司に報告するときは、上司の満足度はどこで得られるか、上司の他の仕事状況はどうかを鑑みてある程度の報告タイミングを仕事ごとに設定することが大切です。
但し、以下の二つの視点は決してなくしてはいけません。
部下は重要度の高そうな報告等をするときはタイミング問わず上司に報告するべき。
上司は、仕事に違和感を感じた瞬間に報告を待たずメンバーに聞きにいくべき。
このような緊急時の対応まで上司と話すことが大切です。多くのプロジェクトではフタを開ければ緊急の連絡ばかりになることもあります。しかしこれは状況に合わせた納期視点の正しいあり方だと認識しましょう。
3.変化や課題は早めに共有する
仕様変更や問題発生時に影響範囲を見積もり、再設計や調整を行う。
こうすることで、報告はチームの生産性を上げる手段になり、内向きな作業にならずに済みます。
4.ボトルネックとなる作業に早めに取り組む
ほとんどのプロジェクトでは、ボトルネックななる作業が存在します。言い換えれば、このボトルネックね作業がおわれば、チームもお客様もある程度の安心感をえられるポイントです。このボトルネックね見極めは、新人には難しいため上司やチームで検討すべきです。但しボトルネックは次の2パターンがあります。
a.すぐに着手できるパターン
全体の作業のうち、ボトルネックね仕事が最初に取り組める場合には、最終に取り組むことが大切です。できる仕事から取り組むのでなく、難易度の高い仕事に取り組み、早めに問題を明らかにすることで、より早く納品まで辿りつけるはずです。
b.ある程度進まないと到達しないパターン
全体の作業のうち、ある一定まで進まないとボトルネックに到達しないプロジェクトがあります。この場合は、ボトルネックに到達するまで慎重かつ着実に仕事を進めていく必要があります。
このように、ボトルネック仕事が仕事ごとに変わるためそれに合わせて途中報告のタイミング、頻度を変えるべきです。
ビジネスゲームで途中報告の難しさを体験する
こうしたチーム視点の途中報告は、ビジネスゲームで体験するのが効果的です。
「地図作成ゲーム」では、各メンバーが異なる情報を持ち、常に新たな状況におかれます。
チーム全体で共有し、完成に向けて調整する必要があります
途中、ボトルネックになる状況があり、それがないと先にすすめません。
結果的に、状況に合わせて随時情報を共有することになります。このように実際の途中報告のタイミングは、タイムリーに随時行われることがほとんどだと体験することができます。
これは、顧客・納期を意識した実践的な途中報告の縮小版として学べる仕組みです。
まとめ
途中報告は単なる上司への報告ではなく、納品を成功させるためのチーム管理
内向き視点（回数・上司・タイミング）だけでは問題発見が遅れ、生産性を下げる
実践的には、納品起点で会話し、ボトルネックや変化を早く共有し、相談タイミングをチームで決めることが重要
ゲームを通じてチーム視点の途中報告を体験することで、実務で活かせる理解が深まる
いかがでしたか？新人が報告しないことを、単に新人だけの問題と捉えるのではなく、仕事との向き合い方、チームのあり方と捉え改善をする意識がと大切です。
ビジネスゲームを活用した報告体験にご興味がありましたら、グラスルーツ（株）高橋までお問合せください。
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